Jawaban singkat: cocokkan pengiriman parsial dengan satu ledger kuantitas per baris pesanan, bukan dengan total surat jalan. Catat jumlah dipesan (ordered), dialokasikan (allocated), dikirim (dispatched), diterima (received), outstanding, dan dibatalkan (cancelled) dalam satuan yang sama.
Dispatched adalah barang yang keluar dari gudang pengirim; received adalah barang yang sudah dikonfirmasi di titik penerima. Keduanya tidak boleh disamakan, dan received belum otomatis menjadi pendapatan.
Contohnya, principal menerima pesanan distributor untuk tiga SKU, lalu mengirim sebagian pada dua surat jalan. Tim operasi perlu mencocokkan setiap baris pesanan, bukan hanya mengecek apakah total kiriman mendekati total pesanan. Pesanan yang sudah dikonfirmasi tetap menjadi acuan; perubahan setelah konfirmasi harus melalui persetujuan dan dicatat terpisah dari pengiriman parsial.
Siapkan satu pesanan dan definisikan enam angka
Ambil satu pesanan yang sudah dikonfirmasi, misalnya PO-2407 dari principal ke distributor. Pecah pesanan menjadi baris SKU dan tetapkan satuan kerja. Jika pesanan memakai karton berisi 12 pcs, seluruh ledger sebaiknya memakai karton; konversi ke pcs hanya menjadi catatan. Tetapkan juga product ID, gudang asal, nomor surat jalan, dan tanggal pengiriman. Tanpa identitas yang konsisten, angka 10 bisa berarti 10 pcs atau 10 karton.
Beri ID untuk setiap pengiriman, misalnya S1 dan S2. Satu pesanan boleh memiliki beberapa pengiriman, tetapi setiap pengiriman harus bisa ditelusuri ke baris pesanan yang sama. Ini membuat tim dapat menjawab pertanyaan sederhana: dari 100 karton yang dipesan, berapa yang sudah dialokasikan, berapa yang benar-benar keluar gudang, berapa yang dikonfirmasi diterima, dan berapa yang masih menjadi kewajiban.
Enam angka yang harus terpisah
| Angka | Arti | Yang tidak boleh diasumsikan |
|---|---|---|
| Ordered | Jumlah yang sudah dikonfirmasi pada pesanan | Jangan diubah hanya karena pengiriman kurang; perubahan pesanan harus melalui persetujuan |
| Allocated | Jumlah yang dialokasikan atau direservasi di gudang atau rencana stok | Alokasi belum berarti barang keluar gudang |
| Dispatched | Jumlah yang tercantum pada surat jalan dan sudah keluar dari gudang pengirim | Bukan bukti penerimaan |
| Received | Jumlah yang dikonfirmasi diterima di titik penerima | Belum otomatis menjadi pendapatan |
| Outstanding | Jumlah yang masih harus diselesaikan; dalam contoh artikel ini outstanding = ordered – received – cancelled | Dapat mencakup barang yang belum dikirim dan barang yang sudah dikirim tetapi belum dikonfirmasi diterima |
| Cancelled | Jumlah yang dibatalkan dengan otorisasi | Batal bukan backorder dan tidak boleh dipakai menutupi selisih tanpa persetujuan |
Jangan mencampur dispatched dengan received. Jika 90 karton dikirim dan baru 85 karton diterima, outstanding tidak otomatis menjadi nol hanya karena surat jalan menunjukkan 90. Jangan pula menganggap received sebagai pendapatan; pengakuan pendapatan mengikuti kebijakan finance.
Cara mencocokkan pengiriman parsial langkah demi langkah
Urutan berikut menjaga setiap angka tetap dapat ditelusuri ke baris pesanan yang sama.
- Kunci pesanan dan baris SKU. Gunakan hanya pesanan yang sudah dikonfirmasi, lalu tetapkan satuan kerja untuk setiap baris.
- Tetapkan identitas pengiriman. Beri ID S1, S2, dan seterusnya, lalu tautkan setiap nomor surat jalan ke baris pesanan terkait.
- Catat dispatched saat barang keluar gudang. Masukkan kuantitas sesuai surat jalan tanpa menunggu penerimaan.
- Catat received saat titik penerima mengonfirmasi. Gunakan tanda terima, scan, atau bukti lain yang disepakati.
- Hitung outstanding per baris. Gunakan outstanding = ordered – received – cancelled, lalu periksa apakah sisanya berupa barang yang belum dikirim atau selisih penerimaan.
Contoh pengiriman dua tahap pada satu baris pesanan
Pada baris pesanan berisi 100 karton, dua surat jalan mengirim total 90 karton dan titik penerima baru mengonfirmasi 85 karton. Ledger baris pesanan tetap memakai angka ordered yang sama, sehingga sisa kewajiban terlihat jelas.
| Komponen | Kuantitas (karton) |
|---|---|
| Ordered | 100 |
| Dispatched (S1 dan S2) | 90 |
| Received | 85 |
| Cancelled | 0 |
| Outstanding | 15 |
Dari 15 karton outstanding, 10 karton belum dikirim dan 5 karton sudah dikirim tetapi belum dikonfirmasi diterima. Baris pesanan belum boleh ditutup sampai kedua jenis sisa itu diselesaikan.
Selisih penerimaan dan kepemilikan backorder
Selisih antara dispatched dan received dicatat sebagai selisih penerimaan, bukan sebagai pembatalan. Backorder tetap menjadi kewajiban pemasok sampai dikirim, diterima, atau dibatalkan dengan otorisasi.
Saat terjadi selisih, periksa hal berikut sebelum mengubah angka apa pun:
- surat jalan dan tanda terima atau scan penerimaan untuk pengiriman yang sama;
- satuan yang dipakai pada baris pesanan, apakah karton atau pcs;
- apakah selisih dicatat sebagai selisih penerimaan, bukan cancelled;
- apakah backorder sudah tercatat sebagai kewajiban pemasok.
Kapan baris pesanan pengiriman parsial boleh ditutup?
Baris pesanan ditutup hanya ketika outstanding sudah nol atau sisa kuantitas telah disetujui untuk dibatalkan. Menutup baris lebih awal akan menghilangkan jejak pengiriman parsial dan membuat sisa kewajiban sulit ditagih atau ditindaklanjuti.
Pertanyaan yang sering diajukan (FAQ)
Apa cara singkat mencocokkan pengiriman parsial?
Gunakan satu ledger kuantitas per baris pesanan, bukan total surat jalan, dan catat ordered, allocated, dispatched, received, outstanding, serta cancelled dalam satuan yang sama.
Apa beda dispatched dan received?
Dispatched adalah barang yang keluar dari gudang pengirim, sedangkan received adalah barang yang sudah dikonfirmasi diterima di titik penerima. Received belum otomatis menjadi pendapatan.
Bagaimana menghitung outstanding?
Dalam contoh artikel ini, outstanding = ordered – received – cancelled, sehingga dapat mencakup barang yang belum dikirim maupun yang sudah dikirim tetapi belum dikonfirmasi diterima.
Gunakan panduan ini dalam pekerjaan Anda
Template ini merupakan panduan umum. Sesuaikan kolom, tanggung jawab, dan aturan dengan proses perusahaan Anda.
